1. Nama Kegiatan
Seminar Online SEAMOLEC
2. Latar Belakang
Perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi telah mengubah cara pandang, cara kerja dan sekaligus implementasi dalam komunikasi baik bersifat pribadi maupun kelompok. Dengan adanya teknologi Video Conference memungkinkan perorangan atau sekelompok orang berhubungan secara real time dengan orang lain dengan jarak yang jauh. Selain itu dengan teknologi streaming yang sudah dikembangkan oleh SEAMOLEC, memungkin pihak lain untuk memantau Video Conference tersebut melalui internet. Melihat perkembangan teknologi yang ada, maka kemungkinan diadakannya Seminar Online yang diselenggarakan oleh beberapa pihak sekaligus dengan menggunakan Video Conference dan dilain pihak ada beberapa tempat yang memantau seminar tersebut dapat dilaksanakan. Dengan penyelengaraan Seminar Online ini keterbatasan tempat dan pembicara yang kompeten dalam bidang yang sesuai dengan topik yang dibicarakan dapat diatasi. Seminar Online ini juga menjembatani kesenjangan kesempatan mendapatkan pengetahuan diluar pendidikan format dapat dikurangi. Peserta seminar konvensional dimana peserta harus datang ke tempat dimana seminar dilangsungkan sehingga menyulitkan peserta yang berasal dari tempat yang jauh bisa dijembatani dengan seminar online, sehingga peserta cukup datang ke tempat terdekat. Peserta dari tempat terpencil dapat mengikuti seminar – seminar internasional yang diselenggarakan di kota besar di seluruh dunia. Dengan sinergi antara panitia seminar di kota besar dengan SEAMOLEC dan panitia lokal maka diharapkan adanya peningkatan peluang mendapatkan pengetahuan baru.
3. Tujuan
Tujuan diadakannya kegiatan Seminar Online SEAMOLEC,meliputi : Peningkatan peluang masyarakat untuk mengikuti seminar tanpa dihalangi keterbatasan tempat dan jarak
4. Tempat Pelaksanaan
Tempat Pelaksanaan dibagi menjadi dua kriteria yaitu : 1. Server SOS, yaitu tempat dimana pembicara berada, dapat dilaksanakan di : i. SEAMEO SEAMOLEC ii. Institusi Pendidikan atau gedung pertemuan dengan syarat : 1. Memiliki alat video conference (Polycom atau Tandberg) 2. Memiliki koneksi internet minimal 1 Mbps, IP Public dan clear ( tidak dipakai atau dibebaskan untuk koneksi lainnya) atau koneksi Jardiknas. 2. Client SOS, yaitu tempat dimana peserta berada, dapat dilaksanakan di : Institusi Pendidikan atau gedung pertemuan dengan syarat : Memiliki koneksi internet minimal 512 kbps dan clear ( tidak dipakai atau dibebaskan untuk koneksi lainnya ) atau koneksi Jardiknas atau SeaEduNet Seminar ini dilaksanakan selama 1 sampai 3 hari.
5. Panitia Penyelenggara
Panitia penyelenggara seminar dibagi menjadi :
1. SEAMOLEC Sebagai panitia pusat dan provider Streaming / SeaEduNet bertanggung jawab untuk :
i. Menyediakan MCU selama penyelenggaraan berlangsung.
ii. Menyediakan server Streaming dan SeaEduNet
iii. Menerbitkan sertifikat
iv. Mempublikasikan seminar
v. Mendesain seminar kit
vi. Bersama – sama dengan Panitia Server SOS menentukan topik dan pembicara seminar
2. Panitia Server SOS
i. Menyediakan tempat penyelenggaraan seminar
ii. Menyediakan alat Video Conference
iii. Menyediakan koneksi ke MCU
iv. Bersama – sama dengan SEAMOLEC menentukan topic dan pembicara seminar
v. Menyediakan honor pembicara seminar
vi. Menyediakan akomodasi dan transportasi pembicara seminar
vii. Mempublikasikan seminar
viii. Menyediakan data peserta seminar
ix. Melakukan pendaftaran peserta seminar
x. Menyediakan peralatan seminar (LCD Projector, sound system dll)
xi. Menyediakan konsumsi peserta
xii. Menyediakan Seminar Kit
3. Panitia Client SOS
i. Menyediakan tempat penyelenggaraan seminar
ii. Menyediakan koneksi ke internet
iii. Mempublikasikan seminar
iv. Menyediakan data peserta seminar
v. Melakukan pendaftaran peserta seminar
vi. Menyediakan peralatan seminar (LCD Projector, sound system dll)
vii. Menyediakan konsumsi peserta
viii. Menyediakan Seminar Kit
6. Strategi Pelaksanaan Seminar Seminar dilaksanakan dengan strategi sebagai berikut :
1. Tema seminar ditentukan oleh SEAMOLEC atau berdasarkan usulan panitia Server SOS dengan mengirimkan email ke aline@seamolec.org paling lambat 45 hari sebelum pelaksanaan seminar.
2. Pembicara seminar ditentukan oleh SEAMOLEC atau berdasarkan usulan panitia Server SOS
3. Jadwal pembicara ditentukan bersama oleh SEAMOLEC dan panitia Server SOS paling lambat 25 hari sebelum pelaksanaan.
4. Pendaftaran sebagai Client SOS dengan mengirimkan email ke aline@seamolec.org paling lambat 25 hari sebelum pelaksanaan.
5. Publikasi dilakukan secara bersama – sama antara SEAMOLEC, panitia Server SOS dan Client SOS
6. SEAMOLEC akan mendesain seminar kit dan dikirimkan desainnya kepada seluruh panitia paling lambat 20 hari sebelum pelaksanaan.
7. Panitia Server SOS harus sudah mengirimkan presentasi dan contact person teknis ke aline@seamolec.org 3 hari sebelum pelaksanaan untuk didistribusikan kepada seluruh panitia lainnya.
8. Gladi bersih Video Conference dilaksanakan 1 hari sebelum acara berlangsung dan harus diikuti oleh semua panitia.
9. Presentasi akan ditayangkan melalui Studio di SEAMOLEC
7. Pembiayaan Seluruh peserta dibebani biaya sebesar Rp. 30.000,- untuk penerbitan sertifikat oleh SEAMOLEC diluar ongkos kirim. Panitia Server SOS dan Client SOS dapat memberikan tarif yang berbeda kepada peserta seminar.